La conférence de presse

Publié le 14 janvier 2009

Même s’il est de plus en plus difficile de faire déplacer des journalistes, la conférence de presse demeure un moyen intéressant d’attirer l’attention sur des nouvelles d’envergure : un lancement, une ouverture, la présentation d’une programmation, le lancement d’un produit. C’est aussi un moyen efficace de rester en lien avec la communauté durant la mise en branle d’un processus de gestion de crise au sein de son entreprise.

Avec les contraintes de temps et de budgets et l’arrivée des nouveaux médias, il faut user d’imagination pour mobiliser les journalistes. D’une part, l’ampleur de votre nouvelle doit justifier la convocation. Il n’y a pas pire chose à faire que de convoquer les journalistes pour une annonce qui aurait facilement pu être faite par communiqué de presse. Vous perdrez leur confiance et aurez de la difficulté à les mobiliser à l’avenir. D’autre part, vous pouvez mousser l’intérêt de votre conférence de presse en l’organisant dans un lieu inhabituel ou hors du commun.

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L’avis aux médias

L’avis aux médias est la meilleure façon d’inviter les journalistes à une conférence de presse ou à un événement. N’oubliez pas de faire une relance téléphonique les jours précédent la conférence de presse.

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La préparation

Même si la préparation d’une conférence de presse varie selon la nouvelle annoncée et le lieu choisi, voici quelques éléments auxquels il important de penser.

• Le lieu
  Choisissez un lieu accessible. La dimension de sa salle doit être appropriée au nombre d’invités.
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• La documentation
  Préparez des dossiers de presse en quantité suffisante. Distribuez un communiqué de presse, une fois la nouvelle annoncée. Vous pouvez aussi distribuer des photos sur support électronique.
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• Les supports visuels
  Assurez-vous que le logo et le nom de votre entreprise soient visibles. Si vous présentez de la documentation visuelle (par exemple, une présentation Power Point), n’écrivez pas tout ce que vous dites. Utilisez ce support comme complément.
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• L’heure et l’horaire
  Souvent, les conférences de presse ont lieu le matin. Cet horaire permet à tous les invités de poursuivre leur journée de travail. De plus, les journalistes peuvent plus facilement respecter leur heure de tombée. Une conférence de presse ne dure jamais très longtemps. Pour éviter les longueurs, préparez un scénario et suivez-le rigoureusement. Identifiez un maître de cérémonie qui présenter les différents intervenants et qui fera le lien entre leurs allocutions.
  
  Faites en sorte que chaque intervenant soit préparé et respecte le temps qui lui est alloué. À la fin, vous pouvez prévoir un période de question. Vous pouvez demander aux différents intervenants de prévoir du temps supplémentaire pour des entrevues individuelles, pour répondre à la demande de certains journalistes. Vous pouvez servir un goûter. Toutefois, ne soyez pas étonné si les journalistes quittent rapidement les lieux.

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Les imprévus

Comme pour chaque événement médiatique, vous êtes dépendant de l’actualité. Des journalistes qui ont confirmé leur présence peuvent briller par leur absence si des événements importants surviennent dans votre région.