Boîte à outils

Prioriser les tâches

Publié le 27 avril 2009

Il existe quelques façons de prioriser les tâches dans une description de poste :

LES TÂCHES PRINCIPALES ET SECONDAIRES

Lorsque la liste des tâches semble s’allonger, il est souhaitable de déterminer lesquelles sont plus importantes (les tâches principales). L’employé sait ainsi quoi traiter en priorité et peut s’acquitter des tâches secondaires à temps perdu ou moins fréquemment. Le nombre de tâches principales ne devrait pas dépasser 4 ou 5.

Par exemple pour un poste de Conseiller au service à la clientèle :

Tâche principales Tâches secondaires
  • Présenter aux clients les caractéristiques et les qualités des produits
  • Préparer les contrats de vente et d’entretien
  • Compléter les transactions, accepter les paiements
  • Contribuer à mettre la marchandise sur les tablettes
  • Aider à maintenir l’inventaire à jour
  • Participer à l’entretien de la boutique (aspirateur, nettoyage de présentoirs, etc.)

LES POURCENTAGES

L’utilisation des pourcentages permet de répartir le temps et de s’assurer que la charge de travail est raisonnable. Les pourcentages servent à estimer la proportion du temps qu’un employé devrait consacrer à chaque tâche. Par exemple, pour un poste de vendeur :

  • Conseiller la clientèle sur les produits (70 %)
  • Entretenir les étalages (15 %)
  • Effectuer les remboursements et les échanges (10 %)
  • Participer aux inventaires (5 %)

En toute logique, la somme des pourcentages devrait être de 100 %. Une somme plus élevée est certainement le signe d’une charge de travail irréaliste! Selon la nature du travail, les pourcentages peuvent être estimés sur la base d’une semaine ou d’une journée (pour les postes de nature plus répétitive ou prévisible).

LA RÉPARTITION DES HEURES

La répartition des heures permet d’estimer le nombre d’heures consacré à chaque tâche durant la semaine de travail. Pour obtenir une charge de travail équilibrée, la somme des heures de chaque tâche devrait s’approcher du nombre d’heure d’une semaine de travail « normale » pour le poste. Il est irréaliste de penser qu’un employé à temps partiel pourra accomplir l’équivalent de 40 heures de travail.

Par exemple, la répartition des heures pour un poste de gérante pourrait se faire de cette façon :

  • Voir au bon fonctionnement de la boutique (marchandisage, service à la clientèle, etc.) : 25 heures
  • Gérer les ressources humaines (planifier les tâches, faire les horaires, etc.) : 6 heures
  • Planifier l’achat des produits et déterminer les prix : 3 heures
  • Préparer un plan de commercialisation : 2 heures
  • Préparer les budgets : 3 heures